Veranstalter bieten ihren Teilnehmern häufig mehr als nur den eigentlichen Event. Neben der Teilnahme an einer Konferenz, einem Seminar oder einem Workshop werden häufig auch Hotelübernachtungen, Transfers oder weitere Rahmenprogramme organisiert. Für die Teilnehmer ist dies komfortabel: Sie buchen ein Gesamtpaket und müssen sich um nichts weiter kümmern. Aus mehrwertsteuerlicher Sicht kann diese Kombination von Leistungen jedoch komplex sein. Je nach Ausgestaltung kann ein solches Angebot entweder als Veranstaltungsleistung oder als Reiseleistung qualifizieren. Diese Unterscheidung hat erhebliche steuerliche Konsequenzen. Sie entscheidet insbesondere darüber, in welchem Staat Mehrwertsteuer geschuldet ist, ob eine Registrierung im Ausland erforderlich wird und ob ein Vorsteuerabzug möglich ist. Gerade bei grenzüberschreitenden Veranstaltungen zwischen der Schweiz und der Europäischen Union ist die korrekte Einordnung von zentraler Bedeutung. Die Regelungen sind nicht vollständig harmonisiert, und eine unterschiedliche Qualifikation kann im Einzelfall sogar zur Doppelbesteuerung führen.
Veranstaltungsleistungen – Grundprinzipien
Sowohl im europäischen als auch im schweizerischen Mehrwertsteuerrecht gilt grundsätzlich, dass Veranstaltungsleistungen dort besteuert werden, wo die Veranstaltung tatsächlich stattfindet. Dies betrifft insbesondere Leistungen wie den Eintritt zu Konferenzen, Seminaren, Messen oder anderen ähnlichen Veranstaltungen.
Für Veranstalter bedeutet dies in der Praxis häufig, dass sie sich im jeweiligen Veranstaltungsstaat für Mehrwertsteuerzwecke registrieren müssen. Organisiert beispielsweise ein Schweizer Unternehmen eine Konferenz in Deutschland, kann es verpflichtet sein, deutsche Mehrwertsteuer auf dem Teilnahmeentgelt abzurechnen.
Der Vorteil dieser Behandlung besteht darin, dass Vorsteuern auf im Zusammenhang mit der Veranstaltung bezogenen Leistungen grundsätzlich abziehbar sind.
Reiseleistungen – eine andere Systematik
Von Veranstaltungsleistungen zu unterscheiden sind Reiseleistungen. Sowohl im EU-Recht als auch im schweizerischen Mehrwertsteuerrecht bestehen für solche Leistungen besondere Regelungen.
Im europäischen Mehrwertsteuerrecht gilt für Reiseveranstalter grundsätzlich eine Margenbesteuerung. Dabei wird nicht das gesamte Entgelt besteuert, sondern lediglich die vom Veranstalter erzielte Marge. Gleichzeitig ist der Vorsteuerabzug auf Leistungen ausgeschlossen, die unmittelbar der Durchführung der Reise dienen.
Auch im schweizerischen Recht bestehen Sonderregelungen für Reiseleistungen. Der Weiterverkauf von Reiseleistungen durch ein Reisebüro kann von der Steuer ausgenommen sein. Gleichzeitig ist in solchen Fällen in der Regel kein Vorsteuerabzug auf den bezogenen Leistungen möglich.
Der kritische Punkt in der Praxis: kombinierte Leistungspakete. In der Praxis ist die Abgrenzung häufig nicht eindeutig. Veranstalter bieten ihren Teilnehmern zunehmend Gesamtpakete an, die mehrere Leistungen umfassen. Neben der Teilnahme an einer Veranstaltung können beispielsweise auch Unterkunft, Transport oder Freizeitprogramme Bestandteil des Angebots sein.
Praxisbeispiele aus der Event- und Travel-Industry
Praxisbeispiel: Konferenz mit Hotelpaket
Ein Unternehmen mit Sitz in der Schweiz organisiert eine zweitägige Fachkonferenz in Barcelona. Neben der Teilnahme an der Konferenz können Teilnehmer ein Paket buchen, das auch zwei Hotelübernachtungen umfasst. Das Hotel wird vom Veranstalter eingekauft und gegenüber den Teilnehmern im eigenen Namen weiterverkauft.
Mehrwertsteuerlich stellt sich die Frage, ob eine einheitliche Veranstaltungsleistung vorliegt oder ob hinsichtlich der Hotelübernachtung eine Reiseleistung anzunehmen ist.
Je nach Qualifikation kann entweder der Ort der Veranstaltung massgeblich sein – mit möglicher Registrierungspflicht im Veranstaltungsstaat – oder die Besteuerung am Sitz des Veranstalters erfolgen. Gleichzeitig unterscheiden sich die Regeln zum Vorsteuerabzug erheblich.
Praxisbeispiel: Incentive-Reise mit Workshop
Ein Unternehmen organisiert für seine internationalen Vertriebspartner eine dreitägige Incentive-Veranstaltung in Portugal. Das Programm umfasst einen halbtägigen Workshop, Hotelübernachtungen, gemeinsame Abendveranstaltungen sowie organisierte Transfers. Alle Leistungen werden als Gesamtpaket angeboten.
Mehrwertsteuerlich stellt sich die Frage, welche Leistung aus wirtschaftlicher Sicht im Vordergrund steht. Steht der Workshop im Zentrum, kann eine Veranstaltungsleistung vorliegen. Wird hingegen das Gesamtprogramm als Reise betrachtet, können spezielle Regeln für Reiseleistungen zur Anwendung gelangen.
Praxisbeispiel: EU-Veranstalter organisiert Event in der Schweiz
Ein deutsches Unternehmen organisiert ein mehrtägiges Seminar in Zürich. Neben der Teilnahme am Seminar wird ein Paket mit Hotelübernachtungen angeboten. Die Übernachtungen werden vom Veranstalter eingekauft und den Teilnehmern weiterverrechnet.
Wird die Leistung als Veranstaltungsleistung qualifiziert, kann der Leistungsort in der Schweiz liegen, was grundsätzlich eine Registrierungspflicht und Steuerpflicht in der Schweiz zur Folge haben kann.
Wird hingegen eine Reiseleistung angenommen, kann die Besteuerung nach speziellen Regeln im Sitzstaat erfolgen. Da die Regelungen in der Schweiz und in der EU nicht vollständig harmonisiert sind, besteht in bestimmten Fällen das Risiko einer unterschiedlichen Qualifikation und damit auch einer Doppelbesteuerung.
Wann besteht in der Praxis ein erhöhtes MWST-Risiko?
In der Praxis zeigen sich Abgrenzungsfragen insbesondere dann, wenn Veranstalter neben der eigentlichen Veranstaltung zusätzliche Leistungen anbieten. Typische Risikosituationen sind Veranstaltungspakete mit Unterkunft oder Transport, Pauschalpreise für mehrere Leistungen sowie internationale Veranstaltungen.
Je stärker Reiseelemente in das Angebot integriert sind, desto eher stellt sich die Frage, ob eine Reiseleistung vorliegt. Gerade bei grenzüberschreitenden Veranstaltungen zwischen der Schweiz und der Europäischen Union empfiehlt es sich daher, die steuerliche Behandlung frühzeitig zu prüfen.
Fazit
Die Abgrenzung zwischen Veranstaltungsleistungen und Reiseleistungen gewinnt in der Praxis zunehmend an Bedeutung. Während kombinierte Eventpakete für Teilnehmer attraktiv sind, können sie aus mehrwertsteuerlicher Sicht komplexe Fragen aufwerfen. Eine sorgfältige Analyse der angebotenen Leistungen kann dazu beitragen, steuerliche Risiken zu vermeiden und eine sachgerechte Behandlung sicherzustellen.
