Unter bestimmten Voraussetzungen haben Unternehmer die Möglichkeit, im Rahmen des Vorsteuervergütungsverfahrens eine Erstattung der in Rechnung gestellten Mehrwertsteuerbeträge zu beantragen. Dieses Verfahren findet nur in den Fällen Anwendung, in denen in dem betreffenden Land keine Registrierung für Mehrwertsteuer-Zwecke erforderlich ist.
Verfahren und Fristen in der Schweiz
Im Ausland ansässige Unternehmen, die in der Schweiz Aufwendungen für ihre unternehmerische Tätigkeit haben, können die auf diesen Aufwendungen bezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer zurückfordern. Dies ist der Fall, wenn insbesondere folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind:
- Das Unternehmen hat seinen Sitz im Ausland und kann eine entsprechende Bestätigung der Unternehmereigenschaft durch den entsprechenden Staat vorlegen,
- das Unternehmen ist nicht im schweizerischen MWST-Register eingetragen,
- das Unternehmen erbringt in der Schweiz keine steuerbaren Leistungen (Auch Leistungen, die im Auftrag eines Dritten in der Schweiz erbracht und im eigenen Namen weiterverrechnet werden, gelten als Leistungen des Antragstellers),
- die Kosten sind im Zusammenhang mit Ausgangsleistungen des Unternehmens angefallen, die in der Schweiz steuerbar wären,
- der Sitzstaat, in dem das Unternehmen ansässig ist, gewährt der Schweiz das Gegenrecht,
- die zu vergütende Vorsteuer beträgt mindestens CHF 500 pro Kalenderjahr und
- die zu vergütende MWST wurde vom Leistungserbringer zu Recht belastet.
Nachstehend sind die wichtigsten Punkte bezüglich des Anspruchs auf steuervergütung zusammengefasst
Der Anspruch auf Steuervergütung bleibt gewahrt, wenn der Antragsteller in der Schweiz ausschliesslich Leistungen erbringt, für die er von der Steuerpflicht befreit ist und auf diese nicht verzichtet.
Der Anspruch auf Steuervergütung bleibt ebenfalls bestehen, wenn der Antragsteller in der Schweiz kostenlos Prospekte oder Werbeartikel für seine Produkte verteilt, verteilen lässt oder als Garantiegeber Garantiearbeiten an seinen Produkten selbst vornimmt oder durch Dritte erbringen lässt.
Im Hinblick auf Garantieleistungen ist jedoch Vorsicht geboten. Eine Vergütung ist nicht möglich, wenn die nachträgliche Reparatur oder Ersatzlieferung dem Endabnehmer vom Antragsteller (teilweise) weiterverrechnet wird. In diesem Fall führt der ausländische Antragsteller eine Inlandlieferung aus, was allenfalls eine Steuerpflicht und Registrierungspflicht auslösen kann.
Es besteht kein Anspruch auf Steuervergütung auf Rechnungen für Voraus- und Akontozahlungen. Hierfür ist eine definitive Schlussrechnung nach Leistungsempfang erforderlich.
Beispiel:
Die Sport AG mit Sitz in Deutschland nimmt im Juni 2025 als Aussteller an der Zuger Messe in der Schweiz teil. Der Messeveranstalter hat der Sport AG im November 2024 eine Anzahlungsrechnung gestellt. Da die Zuger Messe erst im Juni 2025 stattfindet, ist die Leistung im November noch nicht bezogen. Erst nach Durchführung der Messe können die bezahlten Steuern der Akonto-Rechnung in der Vergütungsperiode 2025 (einzureichen im Folgejahr 2026) mit Einreichung der Schlussrechnung geltend gemacht werden.
Für die Antragsstellung ist ein in der Schweiz ansässiger Vertreter zu bestellen. Der Antrag ist gemäss dem offiziellen Formular (Nr. 1222 und 1223) der ESTV zu stellen und es sind die Originalbelege beizufügen. Der Antrag ist zwischen dem 1. Januar und dem 30. Juni des Folgejahres einzureichen, in dem die Kosten entstanden sind. Wird diese Frist versäumt, kann die Vorsteuer nicht mehr geltend gemacht werden.
Checkliste Vergütungsverfahren Schweiz
- Die verantwortliche Person im Unternehmen sollte bis Anfang Juni prüfen, ob im Vorjahr in der Schweiz ein Vorsteuerguthaben von mindestens 500 CHF angehäuft worden ist.
- Sofern ein Antrag lohnend erscheint, sollten alle mit MWST belasteten Rechnungen aus der Schweiz im Original gesammelt werden. Achtung bei elektronisch übermittelten Rechnungen. Ein Ausdruck gilt regelmässig nicht als Original.
- Dem Antrag muss eine Unternehmerbescheinigung oder ein ähnlicher Nachweis beiliegen.
- Die ESTV prüft Vergütungsanträge sehr genau! Sofern absehbar ist, dass in der Schweiz mit höheren Vorsteuern zu rechnen ist, sollten Mitarbeiter bereits im Vorfeld sensibilisiert werden und Rechnungen beim Verbuchen kritisch auf formelle Richtigkeit geprüft werden. Rechnungskorrekturen sind häufig zeitaufwändig – und die Fristen beim Vergütungsverfahren sind absolut! Ein „Fact Sheet“ mit den wichtigsten Informationen bietet Hilfe.
Fazit
Vergütungsverfahren sind stets recht formalistisch und mit einem gewissen Aufwand verbunden. Im EU-Vergleich schneidet die Schweiz dabei allerdings noch relativ gut ab, was den Aufwand anbelangt, sich als ausländisches Unternehmen die in der Schweiz bezahlte MWST erstatten zu lassen. Es lohnt sich schon bei vergleichsweise geringen Summen, ins Vergütungsverfahren zu gehen.
