Das Wichtigste in Kürze
Worum es geht. Das Bundesverwaltungsgericht (Urteil A-8605/2025 vom 1. Juni 2026) bestätigt, dass eine mangelhafte Kassabuchführung bei Bargeldverkehr die Buchhaltung beweisunfähig macht. Bei bar bezahlten Eingangsleistungen lässt sich die wirtschaftliche Tragung der Steuer nach Art. 28 Abs. 3 MWSTG dann nicht nachweisen – der Vorsteuerabzug entfällt.
Wer betroffen ist. Alle steuerpflichtigen Unternehmen mit Barverkehr, insbesondere bargeldintensive Betriebe und solche, die Subunternehmer bar bezahlen. Das Risiko verschärft sich, wenn Leistungserbringer später liquidiert oder im Handelsregister gelöscht werden und eine Überprüfung bei ihnen ausscheidet.
Was zu beachten ist. Ein lückenloses, zeitnah geführtes Kassabuch mit regelmässigen Kassenstürzen führen, Barzahlungen über das Kassakonto verbuchen und die Herkunft des Bargeldes dokumentieren. Rechnungen oder Quittungen allein genügen nicht – der Zahlungsfluss muss aus der eigenen Buchhaltung nachvollziehbar sein.
Das Erfordernis einer sauberen Kassabuchführung bei Bargeldverkehr ist nicht neu, sorgt in der Praxis aber immer wieder für Diskussionen. Das Bundesverwaltungsgericht hat die gefestigte Rechtsprechung mit Urteil A-8605/2025 vom 1. Juni 2026 erneut bestätigt – und vorgeführt, was auf dem Spiel steht: Im entschiedenen Fall kostete das fehlende Kassabuch den Vorsteuerabzug im sechsstelligen Bereich.
Anforderungen an das Kassabuch
Bereits bei geringem Barverkehr ist die steuerpflichtige Person verpflichtet, zumindest ein einfaches ordentliches Kassabuch zu führen. Soll dieses für die Richtigkeit des erfassten Bargeldverkehrs Beweis erbringen, müssen die Bareinnahmen und -ausgaben fortlaufend, lückenlos und zeitnah aufgezeichnet und durch regelmässige Kassenstürze – in bargeldintensiven Betrieben täglich – kontrolliert werden (Urteil des BGer 2C_950/2015 vom 11. März 2016; Urteil des BVGer A-581/2023 vom 22. März 2024). Nur so ist gewährleistet, dass die erfassten Bewegungen den tatsächlichen entsprechen.
Hinzu kommen zwei formelle Anker: Jede Buchung im Kassabuch ist durch einen Buchungsbeleg zu belegen, und das Kassakonto als Teil des Hauptbuchs muss das Kassabuch widerspiegeln. Das Fehlen eines Kassabuchs oder – noch deutlicher – negative Saldi auf dem Kassakonto genügen für sich allein, um eine Buchhaltung als nicht beweiskräftig einzustufen (Urteil des BGer 2C_885/2019 vom 5. März 2020; Urteil des BVGer A-1996/2022 vom 19. Dezember 2022). Diese Anforderungen sind nicht mehrwertsteuerspezifisch, sondern allen Steuerarten gleichermassen eigen.
Der Fall A-8605/2025
Die Beschwerdeführerin – ein Unternehmen ohne eigenes Personal ausser dem Geschäftsführer – bezog sämtliche Leistungen von Subunternehmern und bezahlte diese überwiegend bar. Die Kontrolle der Steuerperioden 2019 bis 2021 förderte mehrere Mängel zutage: kein tagfertiges Kassabuch, Verbuchung der Barzahlungen nicht über das Kassakonto, sondern über ein Kontokorrentkonto, sowie eine teilweise weder nachweisbare noch nachvollziehbare Herkunft des verwendeten Bargeldes.
Gestützt darauf verweigerte die ESTV den Vorsteuerabzug mit der Begründung, der nach Art. 28 Abs. 3 MWSTG geforderte Nachweis der tatsächlichen Bezahlung fehle. Das Bundesverwaltungsgericht schützte diese Korrektur vollumfänglich.
Warum Rechnungen und Quittungen nicht genügten
Art. 28 Abs. 3 MWSTG lässt den Vorsteuerabzug nur zu, wenn die steuerpflichtige Person nachweist, dass sie die Vorsteuer tatsächlich bezahlt bzw. wirtschaftlich getragen hat. Eine Rechnung ist ein Indiz für die Überwälzung der Steuer, sagt aber nichts darüber aus, ob die Empfängerin tatsächlich bezahlt hat. Dieser Zahlungsnachweis wird in der Regel durch Bank- oder Postbelege erbracht – die bei Barzahlung gerade fehlen.
Die Beschwerdeführerin berief sich deshalb auf unterschriebene Quittungen mit dem Vermerk «bar erhalten», mithin auf Quittungen im Sinne von Art. 88 OR. Das Gericht liess dies nicht genügen: Bei mangelhafter Buchführung und Barzahlung ohne unabhängigen Zahlungsbeleg vermag eine blosse Quittung den Nachweis der wirtschaftlichen Tragung der Steuer nicht zu erbringen – zumal die betreffenden Leistungserbringerinnen zwischenzeitlich liquidiert oder im Handelsregister gelöscht waren und eine Überprüfung bei ihnen nicht mehr möglich war.
Bemerkenswert ist die Differenzierung des Gerichts: Identische Quittungen noch existierender Lieferanten wurden anerkannt, jene gelöschter oder liquidierter Lieferanten nicht. Darin liegt keine unzulässige Mithaftung für fremde Steuerschulden, sondern die konsequente Anwendung der Beweislastverteilung. Die Existenz der leistungserbringenden Unternehmen – und damit die Möglichkeit, die Zahlung bei diesen zu verifizieren – ist eines von mehreren zulässigen Beurteilungskriterien (Urteil des BGer 9C_111/2023 vom 16. Mai 2023). Wo dieser Weg verschlossen ist, greift die Beweislastregel: Der Vorsteuerabzug ist eine steuermindernde Tatsache, deren Beweislosigkeit zulasten der steuerpflichtigen Person geht.
Der eigentliche Kern liegt damit nicht beim Lieferantenkonkurs, sondern bei der eigenen Buchhaltung. Mit einem ordnungsgemässen Kassabuch stünde dem Unternehmen ein eigener, von der Existenz der Lieferanten unabhängiger Nachweis des Zahlungsflusses zur Verfügung. Der Buchführungsmangel hat genau diese Rückfallebene beseitigt – und aus einem formellen Mangel wurde eine materiell entscheidende Beweislücke.
Bedeutung für bargeldintensive Betriebe
Für Unternehmen mit regelmässigem Barverkehr lassen sich aus dem Urteil klare Vorgaben ableiten:
- Kassabuch zwingend führen – auch bei kleinem Barverkehr und ohne Ausnahme.
- Erfassung fortlaufend, lückenlos und zeitnah; regelmässige Kassenstürze, bei hohem Bargeldanteil täglich.
- Barzahlungen über das Kassakonto verbuchen, nicht über ein Kontokorrent- oder Aktionärskonto.
- Herkunft grösserer Bargeldbestände dokumentieren (Bezüge, Einlagen, Privatfinanzierung).
- Den Zahlungsfluss aus der Buchhaltung nachvollziehbar halten; Rechnung oder Quittung allein belegen die Bezahlung nicht.
- Bei Barzahlungen an Lieferanten, die später wegfallen könnten, die eigene Buchhaltung als einzige verlässliche Absicherung des Vorsteuerabzugs behandeln.
Fazit
Die Anforderungen an die Kassabuchführung sind seit Jahren gefestigt. A-8605/2025 führt jedoch den Preis ihrer Missachtung vor Augen: nicht anerkannte Vorsteuer im sechsstelligen Bereich, im Wesentlichen, weil das Kassabuch fehlte. Bei Bargeldverkehr ist die saubere Kassenführung kein blosser Formalismus, sondern die entscheidende Grundlage für den Vorsteuerabzug – und die einzige Absicherung, die das Unternehmen selbst in der Hand hat.
